Onderzoekt en verzamelt de geschiedenis van werk, werkenden en arbeidsverhoudingen wereldwijd

Vacature: HuC Management Assistent

Het KNAW Humanities Cluster is een samenwerkingsverband van drie instituten van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) waarin geesteswetenschappelijk onderzoek (geschiedenis, etnologie, letterkunde, taalkunde) wordt verricht met toepassing van geavanceerde methoden, waarbij informatica een belangrijke rol speelt. Het betreft het Huygens ING, het IISG en het Meertens Instituut. Het bedrijfsbureau van het KNAW Humanities Cluster ondersteunt de drie instituten en het Netherlands Institute for Advanced Study (NIAS) in hun bedrijfsvoering.

Het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) onderzoekt hoe werk en arbeidsverhoudingen zich wereldwijd op de lange termijn ontwikkelen. Om dit historisch onderzoek te kunnen verrichten en andere onderzoekers te faciliteren, worden archieven en data op mondiale schaal verzameld.

Voor het bedrijfsbureau zijn we ter ondersteuning van het IISG op zoek naar een

MANAGEMENT ASSISTENT 0,8 FTE

Je maakt deel uit van de afdeling Facilities & Support van het Bedrijfsbureau. Je bent een enthousiaste en gedreven management assistent en werkt nauw samen met je collega’s van het IISG secretariaatsteam en je collega’s van het bedrijfsbureau.

Functie-informatie:
Je bent een talentvolle en ervaren directiesecretaresse die het aanspreekpunt is voor de directie en het management van het IISG en je speelt een centrale rol in de interne organisatie in het instituut.

Functie-informatie:

  • Je ondersteunt administratief/secretarieel de directeur en het management, je taken bestaan onder andere uit het beheren van de agenda, postverwerking, het organiseren en voorbereiden van afspraken, het zelfstandig afhandelen van wetenschappelijke en niet- wetenschappelijke correspondentie;
  •  Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, je maakt verslagen en bewaakt de uitvoering van besluiten en actiepunten;
  •  Je plaatst berichten op het intranet waarbij je zorgt voor een redactionele controle op de aangeleverde berichten
  •  Je beheert het directiearchief;
  •  Je organiseert workshops, congressen en andere evenementen;
  •  Je springt desgevraagd bij voor werkzaamheden ten behoeve van andere organisatieonderdelen in het cluster;
  •  Je bent in staat om zelfstandig de juiste prioritering in de werkzaamheden aan te brengen;


De ideale kandidaat beschikt over:

  • Je beschikt tenminste over een HAVO/MBO-diploma en eventueel een afgeronde (directie)secretaresseopleiding. Enkele jaren werkervaring als management assistent is een vereiste;
  • Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed in teamverband. Je kunt prioriteiten stellen en proactief handelen. Je bent accuraat, dienstverlenend, oplossingsgericht en stressbestendig;
  • Je bent zowel in staat om de handen uit de mouwen te steken, als in staat mee te denken in het optimaliseren van werkprocessen op je vakgebied;
  • Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden (organisatie sensitiviteit) en zakelijk inzicht;
  • Je hebt een zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en de Engels taal. Je bent goed in het maken van verslagen;
  • Je beschikt over uitmuntende computervaardigheden. Je beheerst MS Word en MS Outlook tot in de finesses en kunt omgaan met MS Excel. Ervaring in Content Management Systemen en Document Management Systemen strekt tot aanbeveling.
  • Je bent sociaal, representatief en communicatief; 
  • Je hebt affiniteit met wetenschappelijk onderzoek en/of de erfgoedsector.

Salaris en aanstelling:
De aanstelling bij de KNAW t.b.v. het Bedrijfsbureau Humanities Cluster betreft in eerste instantie een dienstverband voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris bedraagt afhankelijk van relevante werkervaring minimaal € 2.431,- en maximaal € 3.247,- (schaal 8 CAO-Nederlandse Universiteiten) bij een 38-urige werkweek. De KNAW biedt aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden.

Reactie:
Je kunt je sollicitatie (brief met CV) voor 5 mei 2017 uitsluitend per e-mail sturen aan mabbhuc@bb.huc.knaw.nl, t.a.v. Marcia Lucassen (P&O medewerker), bij het onderwerp vermelden “management assistent”. Informatie is verkrijgbaar bij Willy Jongenburger (hoofd Facilities & Support Humanities Cluster), e-mail wilhelmina.jongenburger@bb.huc.knaw.nl of via telefoonnummer 020-2246782. Meer informatie over het IISG kun je vinden op www.iisg.nl

Department: 
Secretariat and Reception
Deadline: 
5 mei 2017